Cyfrowe porządki – czyli co?

Cyfrowa higiena? Cyfrowe porządki? To pojęcia, które funkcjonują w otaczającym nas świecie od bardzo niedawna, ale wraz z rozwojem cyfrowej rzeczywistości cały czas zyskują na znaczeniu.  Są nieodłączną częścią cyfrowego dobrostanu – dziedziny, która dopiero się rodzi i wciąż rozwija.

Jakby mało nam było sprzątania i porządków…pomyśli pewnie każda Cyfrowa Królowa! O ile rozwój technologii pomaga nam w codziennych domowych porządkach w postaci np. robotów do odkurzania, o tyle te cyfrowe, póki co musimy ogarnąć samodzielnie!  Każdy z nas niemal codziennie sięga po telefon, laptop, spędza godziny pracując w home office. Te urządzenia stały się integralną częścią nas samych. Dlatego tak ważne jest również stworzenie struktury, ustalenie procesów pracy, wyrobienie odpowiednich nawyków oraz regularne porządkowanie tej przestrzeni.

Główne obszary cyfrowej przestrzeni

Jako Zespół Canvastycznie działamy na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych naszej społeczności, ale mamy na względzie również cyforwy dobrobyt i równowagę. Stąd pomysł na cykl dotyczący cyfrowych porządków, który ma zwrócić uwagę na przeładowanie naszych urządzeń oraz zmotywować do ich „odgracenia”!

W zależności od tego do czego służą nam narzędzia cyfrowej przestrzeni, każdy z nas będzie w stanie wyodrębnić inne jej obszary. My pracując w środowisku biznesu online, podzieliłyśmy cyfrowe porządki na 6 głównych obszarów:

  1. Komputer / laptop – urządzenie będące często głownym narzędziem pracy, przy którym spędzamy kilka a nawet kilkanaście godzin dziennie. Stanowi swoiste centrum dowodzenia, nasz drugi mózg.
  2. Smartfon – nasza trzecia ręka i trzecie oko na świat. Dla niektórych narzędzie pracy dla innych centrum rozrywki. Można śmiało uznać że stał się częścią nas. Wielu nie wyobraża sobie już funkcjonowania bez telefonu.
  3.  Zdjęcia i multimedia – torzymy dziennie dziesiątki zdjęć, filmików, zrzutów ekranu, pobieramy filmy, animacje, pliki muzyczne i audio. Te treści zalewają nasze urządzenia i pochłaniają miejsce. 
  4. Poczta email i newslettery – mimo powolnej przewagi aplikacji typu komunikatory email nadal pozostaje głównym narzędziem komunikacji. Posiadamy niejednokrotnie wiecej niż jedno konto email a nasza skrzynka pęka w szwach.
  5. Pliki i zasoby w chmurze – zewnętrzna przestrzeń w ktorej gromadzimy pliki, nie dość że mamy pełne dyski stacjonarne to jeszcze kilka kont w chmurze. Często w ten sposób zwalniamy miejsce np. na telefonie.
  6. Social Media – istotnia część naszej dzisiejszej egzystencji, dlatego wyodrębniłyśmy ją jako odrębny obszar, ponieważ podobnie jak wpływamy na nasze rzeczywiste otoczenie, mamy możliwość wpływać na to czym i kim otaczamy się w przestrzeni wirtualnej. 

 

Wygląd mojego pulpitu przed porządkami...

Obszar 1 – organizacja komputera

Dziś zaczniemy od organizacji naszego drugiego mózgu – czyli komputera lub laptopa, w zależności od tego na czym pracujesz. W tej kwestii określiłyśmy 11 kroków które należy podjąć: 

1. Uporządkuj pulpit – usuń niepotrzebne pliki, stwórz foldery 

Doskonale znamy widok puplitu zapełnionego plikami, folderami. Bez struktury ładu i składu. Kiedykolwiek coś zapisujemy ląsuje właśnie na pulpicie bo niby „pod ręką”, a potem nie można tego znaleźć. Dlatego pierwszym krokiem powinno być określenie tego jakie treści właściwie tworzymy i przechowujemy i wyodrębnić te które niezbędnie powinny znaleźć się na widoku. 

Kolejno treśći dzielimy na działy w postaci folderów i ewentualne podfoldery. Starajmy się unikać przechowywania pojedynczych plików na pulpicie, chyba że są to projekty nad którymi aktualnie pracujemy. 

Dawniej na pulpitach lądowały piękne widoki, wymarzone samochody, zdjęcia z wakacji. My mamy na puplit inny patent. Stosujemy pulpit-planer który pozwala na lepsze zaplanowanie jego wyglądu. Taki planer można wykonaż właśnie przy pomocy naszej wspaniałej Canvy!

2. Zorganizuj foldery na dyskach – stwórz drzewo folderów

Po krótkiej rozgrzewce na pulpicie przechodzimy do organizacji plików na dyskach. Jeśli dobrze przygotujemy sobie drzewo folderów – swoistą strukturę podziału naszych treści i dokumentów, będzie ona miała swoje zastosowanie w folderach. Najlepiej podzielić wszystkie treści na główne obszary od 3-5 np. dom, zdjęcia, praca, projekty, hobby, i zastosować w nich podfoldery. W takiej strukturze łatwiej się odnaleźć.  Następnie każdy plik należy umieścić w należnym mu folderze. Jeśli po czasie okaże się że konieczne jest stworzenie kolejnego folderu np. dzieci, można nasze drzewo powiększyć.

3. Zaktualizuj tapetę – pomyśl nad zastosowaniem organizera pulpitu

Dawniej na pulpitach lądowały piękne widoki, wymarzone samochody, zdjęcia z wakacji. My mamy na puplit inny patent. Stosujemy pulpit-planer który pozwala na lepsze wykorzystanie jego przestrzeni. Taki planer można wykonać właśnie przy pomocy naszej wspaniałej Canvy!

Pulpit-Planner - stworzony w Canvie!

4. Odinstaluj niepotrzebne aplikacje i programy których nie używasz

Fajny program – zainstaluję…ehhh jednak to nie to czego szukam! Znamy – znamy, ale kto z nas regularnie odinstalowuje programy? Czy w ogóle wiesz gdzie ta funkcja się znajduje? Poświęć chwilę i zastanów się, których aplikacji, programów używasz a do których nie zaglądasz już od wieków i po prostu je odinstaluj! Zrobisz w ten sposób przysługę sobie i swojemu drugiemu „mózgowi”,

5. Usuń niepotrzebne pliki z folderu Kosz i Pobrane 

O ile zazwyczaj folder Kosz opróżniamy regularnie, folder Pobrane to istne pobojowisko. Ściągamy dziesiątki plików a później o nich zapominamy. Wartościowe przenosimy do właściwych dla nich folderów a reszta…wirtualnie lewituje. Zdałam sobie z tego sprawę kiedy raz usunął mi się cały ten folder a ja nigdy nie zatęskniłam za żadnym plikiem. Postaraj się wyrobić w sobie nawyk sortowania treści z folderu pobrane tuż po pobraniu i regularnie go opróżniaj.

6. Uporządkuj przeglądarkę – zapisane karty, przypięte strony

Przeglądarce też należy się 5 minut. Usuń ciasteczka, historię przeglądania, sprawdź jakie strony masz przypięte na pasku i czy nadal są tak ważne, zdefiniuj stronę startową. Jeśli denerwują Cię reklamy zaopatrz się w aplikację do ich blokowania. Zapoznaj się z dodatkami do przeglądarek, są wśród nich ciekawe rozwiązania.

7. Posegreguj zdjęcia i filmy – według dat lub wydarzeń

Moja osobista pięta achillesowa…dziesiątki, setki, tysiące zdjęć i filmików. Nie sposób ich wszystkich obrobić, ale można chociaż posegregować, usunąć te powtarzające się, wybrać najlepsze do folderu „do obróbki”. Można to zrobić w ramach wieczoru wspomnień wspólnie z rodzinką!

8. Usuń pobrane duże pliki np. filmy w aplikacji Netflix

Ja ich nie pobieram ale wiem że są takie osoby które pobierają. Jeśli ściągacie filmy, bajki, muzykę, audio-booki, pamiętajcie aby regularnie je kasować, ponieważ zajmują sporą ilość miejsca.

9. Zaktualizuj najczęściej używane aplikacje

Kiedyś aktualizacja była raz na rok, teraz czasem raz na kilka tygodni. Aby móc cieszyć się najnowszą wersją programu i związanymi z aktualizacjami ułatwieniami zaplanuj w swoim kalendarzu wirtualnych porządków dzień aktualizacji. 

10. Zrób backup urządzenia i plików

Nich ten komu nigdy nie zginął plik czy dokument podniesie rękę? Ja również znam to uczucie kiedy cały dysk trafił szlag. Od tamtej porty co 3 miesiące robię backup całego mojego „mózgu”. Można skorzystać tutaj z zewnętrznych przenośnych dysków lub aplikacji na komputer. Jeśli prowadzisz biznes nie lekceważ tego punktu.

11. Oczyść klawiaturę i monitor specjalnymi chusteczkami

Na koniec już tylko drobna gimnastyka – jeśli jesteś w tym punkcie to należą Ci się brawa! Wystarczy jeszcze tylko delikatny lifting w postaci przecierania klawiatury i monitora – one też się kurzą! 

Aby ułatwić Ci powrót do listy zadań pobierzesz ją również w pliku PDF!

CHECKLISTA CYFROWE PORZĄDKI – OBSZAR 1